Invertir la tendencia a la baja de las últimas ediciones y consolidar la continuidad del evento en el futuro. Estudiar sus puntos débiles y superarlos.
Crear una nueva web más moderna y sustituir la inscripción manual por una más ágil. Editar un anuncio y difundirlo.
Aumento de la participación en un 30% en la edición del 2016 y del 60% en la del 2017, respecto a la del 2015. Mejora de la imagen y fidelización de deportistas.
Los recursos de la escuela Ginebró y del Ayuntamiento de Llinars del Vallès (Barcelona) se optimizaron, consiguiendo celebrar un evento popular solidario de calidad que superó una situación incierta de continuidad de futuro.
Configuración de la web y del formulario de inscripción
La organización dio carta blanca a nuestro equipo para la elaboración de la página web y sus contenidos. Se creó el dominio de internet www.duatloginebro.com, ubicado en la plataforma Gotzam, permitiendo un acceso al evento mucho más ágil.
Se elaboró un formulario de inscripción y una autorización de menores que, posteriormente, se implantó en la misma página web del evento. El formulario de inscripción contenía tres modalidades y tarifas distintas.
Proceso de inscripción online y presencial
Para llegar a todos los públicos, además de la creación del proceso de inscripción online, se editó un formulario presencial y se distribuyó en distintos puntos de venta. Todos los inscritos se registraron finalmente en un único listado de participantes, en la web del evento. Todos los datos fueron entregados a la organización para su publicación, impresión y tratamiento el día del evento.
Rendimiento del proceso de inscripción
Gotzam se ha responsabilizado de la página web y de las inscripciones del Duatlón en las dos últimas ediciones, los años 2016 y 2017, logrando aumentar el número de participantes de manera progresiva.
Otros servicios de Gotzam
En la edición del 2017, la organización nos contrató, también, los siguientes servicios:
Se envió un correo electrónico previo a todos los inscritos con la información práctica. Más tarde, se emitió un agradecimiento, la crónica, las imágenes y el vídeo resumen.
Puedes ver más detalles de este servicio aquí.
Se redactó una crónica del evento con entrevistas a los ganadores que se difundió en medios locales y que fue compartida en la web por un gran número de seguidores.
Puedes ver más detalles de este servicio aquí.
Se imprimieron más de 3.000 dorsales en el tiempo establecido, con un diseño exclusivo para la prueba y manteniendo las categorías establecidas en la inscripción.
Puedes ver más detalles de este servicio aquí.
Nuestro equipo administró las redes del evento, entrando el doble de contenidos que en otras ediciones. Se captaron y fidelizaron nuevos seguidores.
Puedes ver más detalles de este servicio aquí.
Se editó un vídeo-anuncio con las mejores imágenes de ediciones anteriores y se difundió en las redes. El spot se hizo viral, e incitó a los deportistas a inscribirse.
Puedes ver más detalles de este servicio aquí.
Para mejorar la imagen, se diseñó una infografía exclusiva del recorrido y perfil de las rutas. Permitieron conocer la dificultad del terreno y prepararse con antelación.
Puedes ver más detalles de este servicio aquí.
Poner en marcha el proceso de inscripción a un evento popular de gran asistencia, en menos de dos días y superar el número de inscritos de la edición anterior.
Creación de un espacio web exclusivo para difundir el evento, creación y activación del proceso de inscripción por medios online y presencial. Todo en menos de 48h.
Casi 3.000 personas se inscribieron en menos de un mes. La web actualizó la imagen del evento captando más seguidores y el proceso de inscripción se mantuvo fluido y sin incidencias.
Tras sufrir cambios en la organización y del patrocinio de la prueba popular, se
planteó el reto de reconducir el evento para que llegara al máximo de participantes como en años anteriores.
Configuración de la web y del formulario de inscripción
El Patronat Municipal d’Esports de Tarragona (PMDT) tenía muy claros los contenidos para su página web, que fue editada en un solo día. Esto permitió destinar más recursos a otros aspectos, así como a los patrocinadores, los cuales fueron publicándose en la página a medida que se iban cerrando los acuerdos.
En paralelo, se crearon el formulario de inscripción y la autorización de menores. También, se obtuvo un dominio de internet exclusivo bicicletadatarragona.cat, que fue anunciado en centros de deporte locales y canales de comunicación propios.
Todo estuvo activo en 48h, a un mes vista de la fecha del acontecimiento.
Proceso de inscripción online y presencial
Uno de los requisitos era facilitar, tanto la inscripción a través de la web, como de forma presencial, con personal propio en las diversas instalaciones deportivas municipales. Para ello, se abrió el acceso a un formulario de inscripción por TPV desde dichos centros. Toda la información quedó unificada en un solo listado, que se entregó a la organización el día del evento.
Rendimiento del proceso de inscripción
Las inscripciones estuvieron abiertas del día 6 al 30 de abril. En estos 24 días se registraron 2.922 inscripciones, con una media de 118 al día y con un máximo de 396 en un solo día.
Otros servicios de Gotzam
El Patronat Municipal d’Esport de Tarragona contrató otros servicios de Gotzam con el fin de mejorar la imagen del evento y la comunicación con los participantes.
Se envió un correo electrónico previo a todos los inscritos con la información práctica. Igualmente, se emitió uno posterior, con un agradecimiento, la crónica del día, la galería de imágenes y el vídeo resumen.
Puedes ver más detalles de este servicio aquí.
Se diseñaron e imprimieron los más de 3.000 dorsales en el tiempo pactado por la organización. La maquetación fue exclusiva para la prueba y se mantuvieron las categorías que se establecieron en la ficha de inscripción.
Puedes ver más detalles de este servicio aquí.
Se apostó por una publicidad más actual y dinámica para superar la tendencia a la baja de las últimas ediciones.
Entre otras acciones, se propuso relatar una crónica periodística que dinamizara la comunicación en diferentes medios.
La organización llegó a más público y aumentó la participación. Crecieron las valoraciones positivas y la satisfacción.
EXTRACTO DE LA CRÓNICA PUBLICADA POR JAVIER GARCÍA, periodista de Gotzam
La ciudad de Tarragona se levantó bajo un cielo nublado y amenazante de lluvia. La idea de anular la 27ª Bicicletada Popular rondaba por la mente de algunos miembros de la organización, pero hacia las ocho de la mañana, el cielo se empezó a abrir y las dudas desaparecieron.
A las diez, más de tres mil ciclistas de todas las edades esperaban el pistoletazo de salida en la calle Vidal i Barranquer de Tarragona. Los más pequeños recorrieron un circuito de dos mil quinientos metros, acompañados por sus padres y familiares. Respecto a los adultos, tenían por delante diecisiete kilómetros con grandes vistas de la ciudad tarraconense, tanto por la costa como por el interior.
«Los tramos que más gustan en Tarragona son los de la fachada marítima: desde la Playa del Miracle hasta los muelles. Dentro de la ciudad, los participantes pasan por la Plaza Imperial Tarraco, Avenida Catalunya y Paseo Torroja, animados por el público asistente», explica Roser Barberà, directora de Actividades del Patronato de Deportes de Tarragona y miembro de la organización de la Bicicletada Popular.
La valoración, tanto desde la organización como de los participantes, es muy positiva. «Con la ayuda y colaboración de doscientos cincuenta voluntarios, el balance es positivo. El día fue perfecto, la gente vino y disfrutó de la bicicletada, que es lo que importa», comenta Roser Barberà, que añade: «Algunas personas se quejaron por cosas puntuales pero se pudieron solucionar».
QUEREMOS MÁS PARTICIPANTES
Roser se muestra contenta de haber superado las tres mil inscripciones, aumentando el número de participantes de la edición anterior. «Teniendo en cuenta lo que se había preparado y las inscripciones de la última semana, el resultado ha sido perfecto pero, evidentemente, esperamos que la bicicletada vuelva a ser la que era hace dos o tres años, con seis mil participantes».
EL AÑO QUE VIENE, MÁS Y MEJOR
Sin duda alguna, la Bicicletada Popular de Tarragona de 2018 se quiere llevar a cabo, y con muchas ganas. El Ayuntamiento está muy volcado con el proyecto. «Esperemos que en todo este tiempo que tenemos por delante encontremos el patrocinador que nos hace falta para poder llegar al número de participantes deseado», explica la organizadora.
«MUCHAS GRACIAS»
«Un año más, el Patronato Municipal de Deportes de Tarragona, agradece vuestra asistencia y colaboración en la Bicicletada Popular de Tarragona, ya que entre todos nosotros: participantes, voluntarios, colaboradores y patrocinadores, la hacemos grande.»
Uno de cada cuatro participantes leyó la crónica y vio las imágenes del evento.
Porcentaje de personas inscritas que abrieron el enlace a la crónica.
En periódicos locales y regionales, radio, redes sociales y entidades.
Conseguir 250 inscritos para un evento de nueva creación, con tres modalidades de BTT, por pistas forestales y senderos del Parque Natural del Montseny. La Força Xtrem debía darse a conocer.
Creamos un breve anuncio de 30 segundos y realizamos una campaña de difusión durante 8 días en Facebook para captar la atención del público objetivo.
El evento consiguió 350 participantes. El 22% se inscribió gracias a la publicidad. Con una inversión de menos de 200€, el retorno de la campaña fue de 1400€.
El vídeo se hizo viral rápidamente, cumpliendo el objetivo. 725 personas clicaron hacia la web del evento y el formulario de inscripción después de ver el anuncio.
Uno de cada cinco participantes del total de inscritos reconocen que se inscribieron gracias al anuncio del vídeo de la carrera en Facebook. Una ratio estupenda para la primera edición.
El retorno de la inversión fue muy bien en este evento solidario. 1400€ de la donación total se consiguieron gracias a la campaña de publicidad, que no costó más de 200€.
El vídeo logró aumentar considerablemente el número de seguidores de la fanpage del evento en Facebook. Una prueba muy atractiva, con sólo un spot de calidad.
Casi 10.000 personas visualizaron el vídeo promocional de esta primera edición. Un éxito que demuestra la validez de las nuevas estrategias de publicidad online.
Este es el número de veces que se compartió el vídeo, desde su Facebook, hacia los perfiles de cada visitante. Un dato importante que indica interés e intención de participación.